Documento de Alcance
Brindamos a las empresas en Latinoamérica una experiencia de servicios avanzados.
Fases Principales de Metodología en SuiteSuccess
Es importante tener en cuenta que NetSuite ha construido esta metodología con dos objetivos principales en mente: por un lado, lograr que usted quede satisfecho y, por otro lado, iniciar la puesta en marcha lo antes posible.
Nos enfocamos en lograr una puesta en marcha rápida mediante una buena planificación y un enfoque de implementación eficiente para que pueda obtener el ROI lo antes posible.
Esta metodología de Implementación consta de cuatro fases principales: Captar, Impulsar, Habilitar y Convertir, a continuación, describimos en un alto nivel cada una de ella.
Detalle de hitos dentro de una implementación:
Captar
- Kick Off finalizado y expectativas de proyecto definidas
- Bundle de Implementación habilitado
- Instalación de Paquetes SuiteSuccess FF Premium
- Planificación de migración de datos
- Ejecución de Sesiones de personalización
- Plan de ejecución sesiones de personalizacion_v1
- Aceptación ejecucion sesiones personalización
- Data migration plan & procedure
Impulsar
- Configuración de NetSuite
- Migración de Datos Maestros
- Tutoriales de procesos de negocio
- Aceptación tutoriales negocio walkthrough v1
- Plan de ejecución uat
- Plan de ejecución de capacitación
Habilitar
- Ejecución de UAT
- Plan de Puesta en Marcha (Cut Over)
- Capacitación de Usuarios
- Aceptación pruebas uat
- Aceptación capacitaciön líderes funcionales
Convertir
- Migración de Datos catálogos
- Migración de saldos Iniciales
- Inicio de operaciones en NetSuite (Go Live)
- Soporte posterior a Inicio de Operaciones
- Validación de saldos iniciales y maestros incrementales (go live)
- Carta de cierre de proyecto – fase 1
Recursos Netsoft
En nuestra experiencia, mediante una implementación de responsabilidad compartida entre Netsoft y El cliente se alcanza el éxito del proyecto. Con ello, además se logra un mayor conocimiento de la aplicación y habilidad para el personal del cliente, quien queda con el conocimiento de NetSuite una vez terminado el proyecto.
Este DEA está creado con las premisas que dan por hecho la unión de recursos y la propiedad y responsabilidad compartida del proyecto.
Recursos Netsoft
Líder de Proyecto (L.P.)
Netsoft asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación
El consultor funcional (C.F.) asignado será el responsable de la configuración e implementación de la solución con base a las Leading Practices de NetSuite. Es el primer punto de contacto con el cliente.
Líder de Desarrollo (L.D.)
El Líder de desarrollo (L.D.) es el responsable del análisis, diseño y construcción de los desarrollos especiales considerados dentro del proyecto.
Administrador del Proyecto (A.P.)
Será la figura de encargado la administración de los tiempos y actividades ejecutados en el proyecto, reportar, desviaciones, así como presentar semanalmente los reportes de avances y estatus del proyecto.
Netsoft asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación
- Servirá como un punto de escalamiento para el Cliente y el Equipo del Proyecto.
- Responsable de la administración de los recursos de Netsoft para que se apeguen al plan del proyecto, así como cualquier riesgo y problemas en la implementación que se pudieran presentar.
El consultor funcional (C.F.) asignado será el responsable de la configuración e implementación de la solución con base a las Leading Practices de NetSuite. Es el primer punto de contacto con el cliente.
Líder de Desarrollo (L.D.)
El Líder de desarrollo (L.D.) es el responsable del análisis, diseño y construcción de los desarrollos especiales considerados dentro del proyecto.
Administrador del Proyecto (A.P.)
Será la figura de encargado la administración de los tiempos y actividades ejecutados en el proyecto, reportar, desviaciones, así como presentar semanalmente los reportes de avances y estatus del proyecto. Recursos del Cliente
Líder de Proyecto (L.P.)
El Cliente asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación.
Los Líderes Funcionales (L.F.) son recursos del cliente que colaboran con el líder del proyecto. Responsables de alinear los procesos actuales con los “Leading Practices” de NetSuite
El Líder de Migración de Datos (L.M.D) es responsable de dirigir el esfuerzo de migración de datos, incluida la extracción de los sistemas preexistentes y la limpieza de información.
Los Usuarios Finales (U.F.) Serán quienes en definitiva aprovechen la implementación de NetSuite al usar el sistema para realizar tareas diarias.
El Patrocinador del Proyecto (P.P.) es responsable de proporcionar los recursos del cliente necesarios para una implementación exitosa y promover el cambio de procesos cuando sea necesario. Participará en juntas claves para toma de decisiones, avances y solicitudes de Orden de Cambio.
El Cliente asignará un Líder de Proyecto (L.P.) a la implementación.
- Proporcionará un perfil de liderazgo dentro del equipo del Proyecto.
- Responsable de la administración de los recursos del Cliente para que se apeguen al plan del proyecto, así como cualquier riesgo y problemas en la implementación que se pudieran presentar.
Los Líderes Funcionales (L.F.) son recursos del cliente que colaboran con el líder del proyecto. Responsables de alinear los procesos actuales con los “Leading Practices” de NetSuite
- Garantizar la adopción y capacitación de su equipo.
- Revisa la información proporcionada para cargar en NetSuite y asegura la calidad de esta.
- Aprueba los procesos definidos en conjunto con el Líder de Proyecto.
- Asiste en los procesos de UAT.
El Líder de Migración de Datos (L.M.D) es responsable de dirigir el esfuerzo de migración de datos, incluida la extracción de los sistemas preexistentes y la limpieza de información.
- Asiste a las sesiones de planificación de datos. Ejecuta la limpieza y compilación de los datos de lista mediante las plantillas de importación de NS.
- Valida las importaciones de datos completadas por Netsoft antes de UAT.
Los Usuarios Finales (U.F.) Serán quienes en definitiva aprovechen la implementación de NetSuite al usar el sistema para realizar tareas diarias.
- Pueden asistir a las sesiones de personalización específicas o la sesión de tutoriales.
- Asiste a las sesiones de capacitación para usuarios finales correspondientes.
- Completa los casos prácticos de UAT relevantes.
- Una vez activo en el sistema, puede trabajar con el administrador o los Líderes Funcionales propietarios del proceso empresarial en el soporte de problemas.
El Patrocinador del Proyecto (P.P.) es responsable de proporcionar los recursos del cliente necesarios para una implementación exitosa y promover el cambio de procesos cuando sea necesario. Participará en juntas claves para toma de decisiones, avances y solicitudes de Orden de Cambio.
Plan de Comunicación
Plan
Es fundamental para el proyecto mantener la agenda de reuniones de trabajo, por lo que cualquier reprogramación que no sea informada con 01 día hábil de anticipación por cualquiera de las partes, causara el consumo de las horas establecidas para esa sesión. Si el hecho se presenta por Netsoft se re agendará la sesión sin consumo de horas de proyecto. Para el cliente se descontarán de las horas del proyecto.
| Evento | Objetivo | Responsable | Audiencia | Frecuencia |
| Reporte de Estatus | Mantener informados a los involucraos del progreso del proyecto | L.P. Cliente / L.P. Netsoft | L.P. Cliente L.F. Cliente L.M.D Cliente, L.P. Netsoft, Consultores | Semanal |
| Reuniones de Equipo de Proyecto | Seguimiento al plan de proyecto; Sesiones de Personalización; Seguimiento a pendientes, Resolución de problemas; Aclaración de dudas | L.P. Cliente / L.P. Netsoft / L.F. Cliente / Consultores | L.P. Cliente, L.F. cliente L.M.D Cliente, L.P. Netsoft, Consultores | Según sea necesario |
| Reuniones de Comité Directivo | Mantener informado al comité directivo y Discusión de problemas críticos; Gestión de Ordenes de cambio | L.P. CLiente, L.P. Netsoft | P.P. Cliente, L.P. cliente, L.P. Netsoft | Mensual |
Capacitación
Capacitación
La ejecución de las sesiones de capacitación se realizará aproximadamente de 2 a 3 semanas previas al arranque en vivo del proyecto esto garantiza que el personal capacitado cuente con información reciente.
Los grupos de capacitación se consideran con un máximo de 10 participantes para poder tener el mayor aprovechamiento de la sesión.
Es importante que los usuarios acudan con el material necesario (computadora, etc) para poder completar las capacitaciones de manera exitosa
Material de Entrenamiento
Este entrenamiento no considera Guías de Usuario personalizadas debido a los recursos de Ayuda en Línea con los que cuenta NetSuite, uno de ellos es el Centro de Ayuda en Línea, el cuál es un recurso gratuito y se encuentra disponible para cada usuario con acceso al sistema, otro de estos recursos gratuitos es la plataforma de SuiteAnswers, una extensa biblioteca de ayuda detallada en línea y otros recursos, tales como, preguntas frecuentes, guías para el usuario en línea, anticipos de próximas versiones y consejos que lo ayudarán a aprovechar al máximo su aplicación de NetSuite.
Adicional al entrenamiento del usuario final y los recursos gratuitos que ofrece NetSuite existen otras herramientas que refuerzan el proceso de aprendizaje y adopción. Dentro de su estimación para la suscripción de NetSuite se pudo haber incluido un pase para el Customer Learning Cloud Support (LCS) con un número de accesos que haya adquirido con su Suscripción, en caso de contar con este acceso puede aprovechar los siguientes cursos incluso en las primeras semanas de la implementación:
NetSuite Fundamentals – Tomarlo dentro de las dos semanas posteriores a la reunión de Kick Off.
NetSuite Fundamentals Administrator – Tomarlo dentro de los primeros 60 días de la implementación
Netsuite Fundamentals Manufacturing- OPCIONAL PARA MANUFACTURA
En caso de requerir Guías de Usuario personalizadas, adecuadas a los roles que sean definidos en su configuración y a los procesos específicos del cliente, deberá ser solicitado para presentar su cotización.
