CRM vs Hoja de Cálculo, este es un tema que se investiga con mucha frecuencia. Hay muchas empresas que desean optimizar sus relaciones con los clientes, pero aún no se deciden entre un sistema CRM o seguir utilizando hojas de cálculo para gestionar la interacción con sus compradores.

Es importante saber que ambos tienen sus características que las convierten en herramientas esenciales, pero sabemos que esto no es todo lo que quieres saber, es por ello que te mostraremos quién de los dos gana y el por qué.

Diferencias clave entre un CRM y Hoja de cálculo

Ya que el tema se centra en un sistema CRM vs Hoja de cálculo, iremos directamente a lo que estás buscando. A continuación, te mostraremos las diferencias entre ambas herramientas y las razones por las que un software de Relaciones con el Cliente gana este encuentro.

1. Organización de los datos

Una diferencia importante entre el CRM y las Hojas de cálculo es la organización. Esta segunda herramienta es eficaz cuando no se maneja tanto volumen de información, pero esto es un verdadero reto para las organizaciones de mayor tamaño.

Esto significa manejar archivos en diferentes ubicaciones, ingresar a múltiples pestañas, así como también lidiar con datos duplicados, ediciones de documentos sin conocimiento de todos los responsables y más.

De igual forma, la planificación no es el fuerte de las hojas de cálculo. Esto es porque no pueden brindarte toda la información que necesitas en el momento para organizar el día. Para ello se necesitan múltiples aplicaciones para hacer pequeñas planificaciones, pero ¿Para qué tantas si puedes obtener todo en un mismo software?

Un CRM organiza de forma eficaz los datos en un mismo sistema, permitiendo encontrarlos con mayor facilidad. El acceso a todos los datos importantes y al historial de los consumidores te ayudará a estar preparado.

Además, puede ayudarte con la planificación, ya que es capaz de recordarte sobre eventos, reuniones con los clientes, seguimientos y más.

De hecho investigaciones por Software Advice demuestran que las empresas que buscan implementar un CRM necesitan características específicas que les ofrezca este software. Algunos de los resultados fueron:

– 94% gestión de contactos.

– 88% seguimiento de interacciones.

– 85% programación y recordatorios.

2. Elaboración de informes

Aunque las hojas de cálculo son buenas hasta cierto punto para almacenar información, a la hora de elaborar informes es un verdadero reto.

Para lograrlo, el equipo encargado debe analizar con detenimiento grandes volúmenes de información, ver las relaciones, observar cada transacción y otros procesos para entender el comportamiento de los compradores. Sin duda, requiere mucho tiempo y esfuerzo por parte del personal.

La ventaja que ofrece un sistema CRM es que, además de consolidar los datos de la organización, realiza informes eficaces de forma automática.

Su inteligencia de negocios es capaz de analizar la información de los clientes, artículos más vendidos, resultados de las campañas de marketing, satisfacción del cliente y más. Utilizando estos datos, es capaz de brindar una representación gráfica de forma general o detallada.

Además, cuenta con un sistema de métricas personalizado donde cada empresa puede medir sus esfuerzos según sus propios indicadores de rendimiento.

3. Trabajo en equipo

Muchas herramientas de hojas de cálculo no permiten la colaboración en equipo. Es decir, si un empleado está trabajando en un documento, el resto no puede acceder, sino que tienen que esperar hasta que esté terminado. Además, si no se cuenta con un sistema que interconecte todos los equipos hay que esperar hasta que el archivo sea enviado por algún medio.

En un mundo tan acelerado como hoy en día, este tipo de actividades resta tiempo valioso. Un sistema CRM fomenta la colaboración en equipo de varias formas:

– Permite el ingreso de varios usuarios al mismo tiempo.

– Otorga o restringe el acceso de los usuarios que pueden y no pueden ingresar a cierta información de la empresa

– Agiliza el intercambio de información

– Permite la edición de documentos de forma colaborativa

– Si se trabaja en un proyecto, el resto del equipo puede acceder sin problema a los datos

– Cuando los datos de un cliente son modificados, estos son visibles para todos los involucrados de forma automática

De esta forma, los departamentos de la organización pueden mejorar su trabajo en equipo y estar actualizados en todo momento

4. Continuidad en la atención al cliente

Las hojas de cálculo difícilmente pueden ayudar con el seguimiento en la atención al cliente, a menos que estén bien organizadas. Si llega un cliente con el que se ha establecido contacto, y es atendido por otro representante de ventas, puede disminuir la experiencia del usuario por la falta de información del contacto anterior. Buscarla puede ser un problema si no se cuenta con la guía necesaria.

Por otro lado, un Sistema CRM permite el acceso fácil a esta información. Los datos importantes del cliente, así como notas sobre las reuniones previas, necesidades y gustos estarán disponibles.

De hecho, una investigación realizada por resco.net demuestra que más del 74% de los participantes indicaron que este tipo de software mejora el acceso a los datos del cliente.

De este modo, no importa que se trate del mismo representante de ventas que estableció el primer contacto o si se trata de otro. Todos contarán con lo que necesitan para ofrecer una atención óptima llena de comprensión.

5. Reducción de errores en la entrada de datos

Como es de suponer, trabajar con hojas de cálculo requiere mucho trabajo manual. La entrada de datos a mano es un causante de errores de cálculo, información incompleta e incluso de perfiles duplicados.

Implementar un sistema CRM reduce en gran medida los errores en la entrada de datos. Gracias a su tecnología, automatiza tareas repetitivas que restan tiempo y que podrían estar sujetos a errores humanos. De igual forma, minimiza el riesgo del análisis de datos y la elaboración de informes.

Por medio de este software, es más fácil detectar si hay algún tipo de falla que deba corregirse lo antes posible.

Mejora la experiencia de tus clientes con un sistema CRM

Como has visto, un CRM es lo que tu empresa necesita si buscas mejorar la experiencia del cliente. Así que no debes perder tiempo, deja a un lado las limitantes de las hojas de cálculo y benefíciate de la automatización.

Netsoft es el partner No. 1 de Oracle NetSuite en Latinoamérica. Contamos con +13,000 usuarios de de diversas industrias. Contáctanos ahora, y trabajemos para implementar el mejor software CRM.

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Un CRM forma parte del proceso de toma de decisiones correctas en las empresas. Además de  medir su desempeño, cuando lo implementas dentro de tu negocio, un CRM  te ayudará a posicionarte en la mente de los clientes.

Hoy en día, el punto crítico que define nuestro lugar en la industrias es la comunicación con los clientes, ya que de ello depende su confianza. Las empresas donde intensifican esfuerzos en generar productos de buena calidad, y descuidan el trato humanizado y orientado a mejorar la experiencia de clientes y prospectos, tiende a fracasar.

Los principales beneficios que brinda un CRM al departamento de Marketing, son:

Conocer mejor a tu mercado

Un software CRM, se encarga de gestionar toda la información que tus clientes generan en cada interacción con tu negocio, sin afectar el canal del que provienen. Al contar con esta información, nos da la oportunidad de identificar necesidades nuevas, generando estrategias basadas en la información que nuestros propios clientes nos brindan. Con ello, facilitamos la propuesta de valor de nuestros productos o servicios, identificando nuestras debilidades y potencializando los aciertos.

Incrementar ventas

Gracias a los datos que podemos obtener por la implementación de un CRM, puedes aprovechar las tendencias en hábitos de consumo de tus clientes, así como sus compras recurrentes y aquellas que realizan periódicamente. Con base en esta información, será mucho más sencillo crear estrategias de marketing para cada segmento, promoviendo la venta cruzada y la oferta de productos complementarios.

Segmentar y fidelizar tus clientes

Los primeros dos puntos, nos brindan la oportunidad de cumplir objetivos que cualquier empresa debe tener en cuenta: crear engagement y promover el incremento de ventas.

Además, al mantener una segmentación a detalle de clientes y prospectos, correctamente, también nos brinda la facilidad de proveer el producto o servicio adecuados al consumidor, mejorando su experiencia y satisfacción de compra.

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Actualmente las nuevas tecnologías brindan a los negocios una amplia gama de servicios que, con de la mano con una correcta gestión, las empresas son capaces de transformarlas en beneficios financieros y optimización de procesos.

Pero, ¿cómo utilizar un software CRM como herramienta de Marketing?

Su software CRM puede ser utilizado como estrategia de marketing ya que, como su nombre lo indica CRM (Customer Relationship Management), ésta herramienta es una plataforma enfocada en darle valor y seguimiento a tus clientes, partiendo desde la búsqueda de crear y mantener relaciones rentables entre tus clientes y tu negocio .

 ¿Cómo logra un CRM esta relación con los clientes?

Softwares como Netsuite CRM guardan todas las interacciones entre tu negocio y tu cliente o prospecto permitiendote darles un seguimiento totalmente personalizado creando lazos que en el mejor de los casos transforma a este cliente en embajador de tu marca.

una de las estrategias más utilizadas por su naturaleza es el Email marketing ya que al tener la información centralizada de tus clientes dentro de un software enviarles campañas de promociones o información se vuelve una tarea mucho más sencilla ya que en muchas ocasiones estas plataformas te permiten segmentar de manera muy específica a tu audiencia objetivo.

Un objetivo extra que debemos buscar a través de un CRM es una retroalimentación ya que una de las mejores fuentes para obtener una calificación de nuestros servicios o productos es claramente nuestros clientes, debemos aprovechar nuestra comunicación con esto para mejorar nuestra calidad y optimizar nuestros procesos.

Por último, debes de tener en cuenta que la comunicación hacia tus clientes es un pilar dentro de tu negocio pero es igual de importante llevar correctamente esta comunicación dentro del mismo, debes tener en cuenta que un software CRM debe servir a tus empleados para la comunicación interna y la organización de tu negocio.

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Todas las empresas tienen una variedad de necesidades en comparación con su competencia aun siendo del mismo sector económico y estas necesidades son las que debemos tener en cuenta cuando se trata de elegir un sistema CRM Netsuite, debes tener en cuenta los beneficios que un sistema CRM que se adapte a tu empresa traerá al mismo.

Entre estos beneficios cuentas con potenciar tu crecimiento, favorecer tu retorno de inversión, reducir costos y reducir el tiempo de tus procesos.

Debes tener en cuenta donde estas parado y a qué lugar quieres llegar con tu negocio y como lo harás ya que elegir un CRM que se adapte a tu plan de negocios será una de las piezas claves de las cuales dependerá tú el éxito o fracaso de tu negocio.

Netsuite puede apoyarte en estos aspectos claves:

• Costos

Netsuite está diseñado para casi todos los niveles de negocio, ya que cuenta con todo lo necesario para manejar tus procesos en una plataforma totalmente situada en la nube, es decir, tendrás el control total de las operaciones de tu empresa en cualquier dispositivo que pueda conectarse a Internet.

Es ideal para empres que manejan grandes inventarios, tienen una relación intensa con clientes y proveedores, así como formar parte de industrias de crecimiento acelerado como retail, automotriz, agricultura, etc.

• Riesgos

Netsuite reduce significativamente los riesgos por seguridad de big data, ya que como ya mencionamos, uno de los principales beneficios de ser una cloud plataform, es que todo se encuentra cifrado en la nube, y podrás acceder a la información de manera segura.

• Tiempos

Netsuite, al ser una plataforma donde sólo debes configurar y cargar tu información, reducirás tiempos en el proceso de la información significativamente, tanto para actualizar data de tu negocio, como para dar seguimiento a tus clientes y monitorear los procesos de tu empresa.

• Tiempo de implementación.

 En Netsuite, al contar con un sistema ya listo para ser configurado, y tener tecnología de punta para configurar, es normalmente más rápido. Busca un proveedor certificado de Oracle Netsuite que te ayude con todos los procesos de implementación, además de que te guíe para sacar el máximo provecho de ésta plataforma.

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¿Qué es un CRM? 

Un CRM (Costumer Relationship Managment) por sus siglas en inglés, es un software de gestión de procesos empresariales, el cual está diseñado para poder llevar a cabo un seguimiento de todas las interacciones que se producen con tus clientes.

Este software, es una necesidad prioritaria para muchos negocios ya que dependiendo de la industria a la que pertenezcan, es necesario saber cómo mejorar la interacción con sus clientes y de esta manera, lograr darles un seguimiento personalizado y eficiente.

Tamaño y presupuesto de tu empresa 

Al igual que los negocios, los softwares CRM son diferentes entre sí. Por tal motivo, es muy importante solicitar una consultoría especializada antes de elegir un software CRM. Al realizar un estudio puntual y concreto acerca de lo que tu negocio necesita, debes tomar en cuenta también el tipo de empleados con los que cuentas ya que la forma de operar estos softwares es diferente entre cada uno, procura que tu software no necesite mayor esfuerzo de capacitación para tus empleados.

 Compatibilidad 

Si ya cuentas con este tipo de servicio será importante que tomes en cuenta la posibilidad de tener que migrar de plataforma debido a un incremento en tu base de clientes o si es necesario que utilices una nueva plataforma que te ofrece funciones que tu actual plataforma no puede ofrecerte antes de hacer una migración de datos asegúrate que esta sea compatible y no se pierda nada mientras la realizas.

 Beneficios de un CRM

Los softwares CRM pueden traer a tu negocio una serie de beneficios entre los principales están:

• Ahorran tiempo: Al estar centralizada la información de tu negocio el proceso para realizar venta y seguimiento de tu empresa podrá ser mucho más rápido y eficiente.
• Ahorran Dinero: Es claro que tener un negocio con un buen proceso de ventas optimizado impactara de forma positiva tus costos y podrás tener un mayor control sobre lo que sucede con tus clientes y tu negocio.
• Acelera las Ventas: Si unimos la reducción de tiempo con un buen control acerca de tus clientes tenemos un proceso de ventas optimizado el cual hará que tus colaboradores logren culminar ventas y seguimientos de una manera mas veloz.

Contacta a un experto en CRM  y conoce más sobre los beneficios que aportría a tu negocio, adaptada a las necesidades de tu negocio.

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