¿Tu empresa está decidida a implementar los beneficios y ventajas que ofrece un ERP? Muy bien, esa es una excelente idea. No está de más decir que un software empresarial es lo que todo negocio necesita si quiere mantenerse a la par de este mundo tan cambiante y competitivo.

Sin embargo, aunque es una gran inversión, todo puede irse al fracaso si no estás atento a los detalles. Estudios realizados por McKinsey nos dicen que el 75% de estos proyectos no cumplen sus objetivos y el 74% tarda más de lo esperado.

Sabiendo esto ¿Cómo puedes evitar que este sea tu caso? Debes conocer cuáles son las barreras al implementar ERP y de qué forma pueden afectar al proyecto. Para mostrarte cuáles son nos basaremos en un reporte realizado por Deloitte para que sepas cómo prepararte y evitar que también te suceda.

1. Resistencia al cambio por parte de los empleados

Según la encuesta actuada por Deloitte, la resistencia al cambio es la barrera o desafío número 1 al implementar ERP. El 82% de los encuestados dicen que esta es la principal causa de sus preocupaciones y por las que este tipo de proyectos fracasan.

Viendo esta estadística, no existe duda de que es totalmente cierto, la resistencia al cambio es de temer. Sí, el negocio puede decidir cuándo y cómo implementar el nuevo sistema, pero si los empleados, ejecutivos u otras personas que formen parte de la empresa no están de acuerdo, esto puede llevarte al fracaso.

En este proyecto, se requiere la participación de todos, desde el empleado que utilizará el software, hasta los líderes que toman las decisiones. Si no existe esta unidad, el trabajo en equipo será pobre y saldrán a la luz muchos otros puntos débiles durante el proceso.

La razón es sencilla, no vale la pena invertir en una herramienta tan compleja y costosa si la mayoría no quiere aceptar el cambio. Sería simplemente darles algo que no van a utilizar para optimizar los procesos.

Por otro lado, cuando el personal está dispuesto a aceptar el cambio e involucrarse lo más que pueda, los resultados serán los esperados. Con todos trabajando en conjunto en cada fase, resolviendo problemas y sacando provecho del ERP, el negocio conseguirá los objetivos trazados.

2. Patrocinio inadecuado

El patrocinio inadecuado ocupa el puesto número 2 en la encuesta realizada por Deloitte con un 72%. Con patrocinio inadecuado nos referimos a cuando los altos mandos de una empresa no están involucrados al 100% al implementar ERP o no están de acuerdo con el proyecto.

Cuando un ejecutivo o gerente no está de acuerdo con la decisión tomada, esto puede afectar el proceso y restar valor a otros objetivos comerciales.

Si te preguntas cómo esto puede impactar de forma negativa, es por causa de las decisiones. En las empresas grandes comúnmente las estrategias de TI se dirigen desde el liderazgo central. Es decir, todo avanza en relación con las decisiones y permisos de estos directivos.

Siendo este el caso, aquellos responsables en implementar los cambios tienen poca voz o control sobre las decisiones clave durante el proyecto. En pocas palabras, pueden quedarse estancados en cierto punto porque un gerente, ejecutivo o superior no les permiten avanzar más.

Durante la implementación de un ERP, es vital que cada rincón de negocio trabaje de la mano con ese mismo objetivo. Los líderes tienen que ser los primeros en estar de acuerdo con el cambio para así mostrar los beneficios del nuevo sistema al resto del personal. De lo contrario, solo se encontrarán más obstáculos durante el proceso.

3. Expectativas poco realistas

Continuamos con la tercera barrera que impide implementar ERP con éxito. Según la encuesta de Deloitte ocupa el tercer lugar con un 65%.

Las expectativas poco realistas a menudo son un obstáculo o desafío porque no permite que las empresas se preparen para afrontar la realidad. Presentar planes o estrategias de implementación de manera agresiva o poco creíbles es el inicio del camino hacia el fracaso.

Un proyecto ERP no es cualquier cosa, esto toma su tiempo, requiere presupuesto y muchos otros preparativos. Algunas expectativas poco realistas serían estimar que el proyecto finalizará en un tiempo muy corto a comparación de otras empresas o que los costos serán muy bajos y que no será necesario tener gastos extras.

Un negocio, del tipo o tamaño que sea, debe tener expectativas realistas y estar dispuesto a crear estrategias con base en ello. Para lograrlo, es bueno que se haga preguntas como ¿Qué podría hacer que el proyecto salga mal? ¿Qué hicieron otras empresas similares para tener éxito? ¿Qué desafíos enfrentaremos durante el proceso?

Es importante recordar que no todo será color de rosas. Al tener esto en mente será más fácil elaborar un plan realista y efectivo.

4. Mala gestión de proyectos

Por último, según el reporte de Deloitte la mala gestión de proyectos ocupa el cuarto lugar con un 54% obtenido de la encuesta.

La mala gestión a la hora de implementar ERP o la falta de un plan claro, eficaz y con respaldos puede poner en riesgo todo el proceso. Como lo mencionamos, esta es una actividad compleja que requiere tener bien abiertos los ojos en todo momento. Es triste que por un pequeño detalle que se pase por alto todo se vaya a la basura.

En muchas ocasiones, esta ha sido la razón por las que la instalación de esta herramienta falla. Por eso, antes de iniciar con el proyecto debes crear un plan detallado de cada etapa. En este no solo se deben especificar los pasos a dar, sino delegar responsabilidades, establecer equipos, enumerar los desafíos y las formas de hacerles frente.

Si haces esto, tendrás muchas más probabilidades de éxito. Un buen socio te ayudará a estar al tanto de cada detalle, y por fortuna Netsoft puede ayudarte.

Contamos con una amplia experiencia en la implementación de Oracle NetSuite ERP. Al trabajar juntos, podemos crear una estrategia efectiva según tus necesidades y asegurarte el éxito.

Además, al ser conocedores de estas y otras barreras, te ayudaremos a tomar las medidas necesarias. Únete a nuestros más de 13,000 usuarios de Oracle NetSuite y empieza a disfrutar los beneficios de lo mejor en tecnología.

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Un antiguo proverbio chino dice: “Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado”. Este proverbio aplica muy bien en todo, incluso en el tema de empresas.

En la implementación de ERP, un equipo es una parte importante que no debe faltar. Sin embargo, esto no es solo reunir un grupo de personas que se hagan responsables de este proyecto, va mucho más allá.

En esta ocasión te mostraremos lo que necesita este equipo y lo que debes hacer para formar el mejor.

Estos son los integrantes que necesita un equipo de implementación ERP

Muchas empresas saben que elegir el socio implementador adecuado es clave en cualquier proyecto ERP. La eficacia, responsabilidad y experiencia que este ofrece son vitales para alcanzar el éxito. Sin embargo, algo que debes tener en cuenta es que un socio no lo es todo, también necesitas un equipo de implementación ERP.

El objetivo de este equipo es asegurar que la implementación de ERP se realice con éxito. Su deber es gestionar cualquier contratiempo en el camino, resolver los problemas, encontrar las mejores soluciones y garantizar que el proyecto brinde los resultados esperados.

Para que dicho equipo sea efectivo, debe estar formado por personas clave que se comprometan a dar lo mejor de sí en este proceso tan importante y complejo. Dicho esto, te mostraremos a quién debes integrar y por qué su presencia es valiosa.

Ejecutivos

Los ejecutivos son figuras con un alto rango de autoridad. Estos personajes también se beneficiarán de las ventajas del nuevo software, por lo que su participación en este equipo es de suma importancia.

Los ejecutivos tienen como función principal tomar decisiones importantes, brindar orientación sobre la lista de requisitos del sistema de gestión y participar activamente en cada etapa del proyecto.

Deben estar comprometidos a servir como guía en la implementación de ERP y responder las diferentes preguntas que surjan.

Gerentes de proyecto

En el proceso de implementación de ERP, no puede faltar la presencia de los gerentes de proyectos. Como bien lo dice su nombre, su responsabilidad es estar presente en cada una de estas actividades y asegurar el éxito.

La razón por la que deben formar parte de este equipo es por sus destrezas y habilidades. Ellos cuentan con la capacidad de comunicar y supervisar todos los objetivos y procesos comerciales durante y después de la implementación. Además, se encarga de servir como guía y dar un paso al frente si surgen contratiempos o problemas.

Los gerentes de proyecto se encargan de liderar el proyecto  en cuanto a presupuesto, recursos, alcance y más.

Usuarios finales

Se refiere con usuarios finales a los representantes de cada departamento del negocio. Ya que muchos sectores se verán beneficiados con este sistema, es importante la participación de estos en el equipo.

Para que estos representantes pueedan formar parte deben aceptar, defender y promover la implementación de ERP. Esto con el fin de ayudar al resto de empleados a ver los puntos fuertes de la nueva herramienta y como optimizará su rendimiento.

Sus habilidades de liderazgo y comunicación cumplirán un rol importante en la transmisión de las inquietudes que tienen los empleados, los obstáculos que enfrentan y ayudarlos a comprender el nuevo sistema.

Miembros principales

Se entiende por miembros principales a aquellos que le darán un mayor uso al software ERP. Por lo general, estos miembros principales son los profesionales de TI y de finanzas.

Estos participantes deben tener conocimientos sobre el nuevo sistema de gestión o aprenderlos. Además, es necesario que apoyen los procesos comerciales y que sean responsables de abordar las necesidades comerciales y de los usuarios con problemas técnicos.

Socio de implementación ERP

Por último, el socio de implementación es esencial en el equipo. Debes asegurarte que cuente con una amplia experiencia llevando a cabo estos proyectos, que sea capaz de resolver problemas, abordar las complejidades y que se comprometa a brindarte una instalación exitosa.

Su función será dar instrucción, entrenamiento y orientación personalizados. Es responsable de discutir las necesidades del negocio y elaborar un plan detallado junto con la empresa y el resto del equipo.

Lo que tu equipo de implementación necesita

No porque tengas un equipo listo para la implementación de ERP quiere decir que tendrás éxito. Investigaciones realizadas nos dicen que 86% de los ejecutivos identifican la colaboración y la comunicación ineficientes como una de las principales causas del fracaso en los negocios. Por tal razón, si tu equipo está fallando en esto, entonces es muy probable que falles.

Para evitar que esto te suceda, te mostraremos qué es lo que necesita tu equipo para ser efectivo.

Apoyo de los ejecutivos de la empresa

Como lo mencionamos, los ejecutivos son esenciales en la toma de decisiones, ya que es su responsabilidad. Contar con el apoyo de estos altos mandos es vital, puesto que de ellos depende el avance del proyecto.

Tener su ayuda e influencia será un gran paso para crear un equipo fuerte, eficaz y que provea los mejores resultados.

Comunicación sólida

La comunicación debe estar presente en todo momento. Es importante escuchar las voces y opiniones de todos los departamentos para satisfacer las necesidades. Además, por medio de la comunicación la toma de decisiones es más efectiva y la productividad aumenta.

Priorizar actividades

Es crucial priorizar las actividades que deben llevarse a cabo. Como lo mencionamos, se debe elaborar un plan donde se detalle cada etapa en la implementación de ERP, brindar los recursos externos o internos necesarios y dar soporte en todo momento.

Los gerentes y ejecutivos deben estar al pendiente y garantizar que cada actividad dentro del proyecto se lleve a cabo como se espera y que no se desvíe el curso establecido.

Delegar funciones y responsabilidades

Por último, cada integrante del grupo debe saber cuál es su rol así como sus responsabilidades. Para ello, se deben enumerar todas las tareas en función de los conocimientos, experiencia y tiempo de cada uno.

Esto ayuda a evitar confusiones sobre quién está a cargo de qué, o quién debe presentarse en caso de alguna situación. Esto sin duda agiliza el tiempo de respuesta del equipo y fortalece la colaboración.

Construir un equipo con estos integrantes y proveer lo que necesita aumentará las probabilidades de éxito en la implementación de ERP. Además, en Netsoft somos un socio de implementación con una amplia experiencia. Somos el mejor implementador de Oracle NetSuite en Latinoamérica y podemos brindarte los resultados que esperas.

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